あなたの会社の会議はどんな会議を行っていますか？或いはどのように進めていますか？非常に生産性高く参加者全員が主体的に参加し価値ある会議にできていますか？
そう感じていないあなたは「会議とは無駄である」「会議とは関係各位が合意形成を図るための場でありそれ以上でもそれ以下でもない」という認識を抱いていませんか？そう感じているとしたらすぐに改善を図る必要があります。
会議とは本来合意形成のためなどでなく、建設的に意見交換を交わすことで個人それぞれでは見えていなかった問題に対する打ち手に対して複数人で議論を深めることで価値ある一手を生み出す場として使われるべきなのです。もしもそのような場にできていないのだとしたら正しい議論の仕方が誰一人分かっていないだけであり、論点となるテーマを設定し適切に進めていけば誰でも実践することができます。
今回は会議の在り方を変えるために最低限必要な5つのテーマ（フレームワーク）をご紹介します。
ターゲット像を考える
まず、議論を始める上であなた方は誰に対して行う対策を考える会議なのか、明確に定め認識を共有する必要があります。例えば社内の特定の部隊の生産性を高めるために施策を考えるのか、社外のつまり商品の取引先となる企業やまたは売り先となる個人の対する施策を考えるのか誰に対する施策なのかを考える必要があります。
大抵の場合、大枠のターゲット像はイメージされているケースがほとんどなのですが、具体的な属性や利用シーンなど尋ねるとバラバラに応えるケースがほとんどです。年齢や性別などの定量的な属性情報に加えて、「実家ぐらし」「芸能ニュースをとよく読む男性」など定性的な情報を定義した上で1人の人格を明確に定義して誰に利用してもらうのかを定めましょう
ターゲットへの訴求できる自社の強み、キーワードを考える
ターゲットが具体的に定められたら次にプロモーションを行う上でどんなメッセージ、キーワードを盛り込めば良いのかを考えます。ここで重要なのは定めたターゲットが欲するキーワードやメッセージングができているか、という点です。
ターゲットニーズが正しく理解できていないとキーワードは定めることができず、またメッセージを的はずれなメッセージとなってしまい結果として伝わらずに利用されない、売れないという結果になってしまいます。なのでターゲット像から「彼らはどんなニーズを抱えているのか」会議にて議論し、それを「キーワード」「メッセージ」に落とし込む作業を行っていくことでターゲットを正しく訴求できる対策を考えましょう。
他社との差別化要素を考える
ターゲット、ニーズの察知、キーワード・メッセージの決定まで漕ぎ着けてもまだ十分ではありません。商品の売買であれば顧客には当然複数の会社から選択を行って最適な商品を選ぶため、自社の商品は他社と比較した上で何が優れているのかを明確にする必要があります。
また、自社の社員に利用してもらう場合でも彼ら個人、またはチームで活用している従来の方法があるはずです。ここに問題を提起し新たな改善策を取り入れるのですから彼らに相応のメリットを伝えねばなりません。従来の方法と比較してどんなメリットがあるのか明示することで正しく選択できる環境を整えてあげるのです。これは定量的な要素、定性的な要素の両方で定義し、且つメリット、デメリットの両方を挙げることで全体を俯瞰して選択し易い環境を整えてあげる必要があります。もしも足りていない情報があると利用について疑問が生じ、その度に質問と回答に迫られ結果として時間と熱量が冷めてしまうことで見送りになるケースがあるからです。
やる理由を明確にする
ある程度話が進んでくると必ずこのような疑問を呈する人が出てきます。そもそもこれってなんでやるんでしたっけ？と。このようなことがないために必ずどんな対策にしても「やる理由」を明確にし、且つ論理的に誰もが説明できるようにすることで会議参加者全員のベクトルを１つにする必要があります。
もしもここでベクトルがあっていないとやる理由が分からずに会議を行うモチベーションが上がらず、結果として無駄な会議と捉えられてしまうからです。どんな問題に対して、何が原因でどんな課題が生じているのか、そしてそれを解決するために会議を開いているんだと、全員で共通認識を持てるように「やる理由」を明確にして話が元に戻らないように、途中で誰かが無駄な会議と感じないように心がけましょう。
具体的なアウトプット方法を考える
ここまできたら後は具体的な実現手段を考えるだけです。どのようなステップで、どのようなスケジュール感で、どのような予算感で、どのような体制で実現していくのか、１つずつ具体的に落とし込んでいくことで実現性を検討しながら予定を組み立てていくのです。ここが具体的になっていないと今まで決めたことや議論が全て水泡に帰す恐れがあるので、丁寧にリスクも鑑みて進めていく必要があります。
今回のフレームワークを用いながら会議を円滑に進めるにあたって
先述した５つのフレームワークを一通り検討し終わることができれば、そのプロジェクトはゴールに向けて上手く発進できることでしょう。しかしながら会議回数や時間によっては途中でモチベーションが低下してしまい、頓挫してしまうケースもあります。より効率的な会議進行によって効率的に上記フレームワークをこなして短時間でプロジェクト開始ができるように心がけましょう。
従来はホワイトボードでマーカーを用いた進行方向や、パワーポイントの資料を用いて進行されるケースがほとんどかと思います。しかしながらもっとも活発にかつ意見を集約して進めるの当たっては付箋を効果的に活用するのが望ましいです。それぞれがあるテーマに則って自由に付箋に意見を書き、それをホワイトボードに張ってグルーピングしていくことで意見を集約させる。全員の意見を上手く反映し且つ全体を俯瞰して集客できるので会議を進めるにあたっては重要進行方向となります。この進行方向と上記フレームワークを決めていくことで短期間でプロジェクト開始ができるようにしましょう。
