部下に対しての人事評価は苦手だと感じる方が多いのではないでしょうか。むしろ、得意だという方のほうが少ないかもしれません。
様々な理由がありますが、
・適切なフィードバックが難しい正確かつ公平な評価を下すのは難しい
・部下との関係が悪化への恐れ
・適切なフィードバックが難しい
・評価基準やプロセスが決められていない
・評価に時間と労力がかかり大きな負担になる
・部下のモチベーション低下への懸念
などが考えられます。
人事評価がさけられない立場であるのであれば、事前に準備を行うことも大切です。
人事評価で部下との軋轢を生じさせないために
1.評価基準を明確に説明する
事前に評価基準や期待する目標を明確に伝えることで、評価時の驚きや不満を防ぐことができます。
評価基準が明確でなければ、部下は何を基準に評価されているのか分からず、結果的に不満や不信感が生まれます。
直前に知らせるのではなく、年度初めや半期に1度など、評価の基準を周知しておきましょう。
2.定期的なフィードバックを行う
評価時のフィードバックのみで突然評価が低いと言われても、評価された部下は納得しません。
定期的に進捗状況を確認し、アドバイスや改善点を伝えることで、部下は自分のパフォーマンスを把握しやすくなります。
可能であれば、毎月。少なくとも四半期に一度は1on1でのミーティングを行い、進捗や課題・改善方法など話し合う機会を設けましょう。
3.公平で一貫性のある評価を行う
すべての部下に対して同じ基準で評価を行い、公平性を保つことが大切です。
また、一貫性のある評価を行うことで、部下が「自分だけが不当に評価された」と感じにくくなります。
業務内容やプロジェクトにより評価基準が異なる場合には、理由を説明し、納得感を持ってもらうことが重要です。
4.自己評価や他者からのフィードバックを取り入れる
部下自身が自己評価を行うことで、自分のパフォーマンスを振り返り、評価に対する納得感を持たせることができます。
評価時に次の目標なども決めておくと、それに対しての自分の達成度なども把握できます。
また、チームメンバーや他の部門からのフィードバックを取り入れる360度評価を行うと、上司1人からだけでは見えない部分の活躍や貢献度を正確に反映することができます。
5.評価に対する意見を聞く
評価後、部下にそのプロセスや内容について意見を求めることも有効です。
評価が双方向のコミュニケーションであると感じてもらい、評価を一方的に押し付けられるのではなく、改善のためであると捉えられるようになります。
6.評価に対する感情を排除する
個人的な感情や偏見が評価に影響を与えないようにすることが大切です。
部下に対する好意や苦手意識が評価に影響を与えてしまうと、他の部下からも不信感を抱かれる原因になります。
常に客観的で公正な態度を保つよう心がけましょう。
人事評価が低い人への対応
部下の成長をこころがけ、サポートしていても、必ずしも基準と照らし合わせて高い評価になるわけではありません。
低い評価が伝えられた部下は、モチベーションや職場でのパフォーマンスに悪影響を与える可能性があります。
評価が低い部下に対しては、慎重かつ建設的に行うことが重要です。
1.必ずフィードバックを行う
評価が低い理由を本人に明確に伝えましょう。具体的な事例やデータに基づきフィードバックを行い、曖昧にすることを避けなければなりません。
また、単に「これが悪い」と指摘するのではなく、その場合どのように改善されるべきかなど、具体的に話し合うことで前向きに受け入れやすくなります。
2.改善策の提案と支援
評価が低い理由を理解してもらった後は、改善のための具体的なアクションプランを一緒に考えることが大切です。
自分やチームメンバーがどのようにサポートできるかも話し合い、改善に対して本人が取り組みやすい環境を整えることが大切です。
スキル不足が原因であるようならば、研修の機会を提供するなどの支援が考えられます。
3.目標設定と進捗確認
改善に向けた具体的な目標を設定し、それを定期的に見直すプロセスを取り入れましょう。
目標が曖昧だと、どこに向かい何を達成すべきか分からず、混乱してしまい本来のパフォーマンスがでにくくなります。
目標にたいしての進捗を定期的に確認することで、成長の実感が持てるようにします。
3.目標設定と進捗確認
改善に向けた具体的な目標を設定し、それを定期的に見直すプロセスを取り入れましょう。
目標が曖昧だと、どこに向かい何を達成すべきか分からず、混乱してしまい本来のパフォーマンスがでにくくなります。
目標にたいしての進捗を期間を設定し定期的に確認することで、成長の実感が持てるようにします。
4.モチベーション向上のための対話
評価が低いと本人のモチベーションが下がる傾向があります。
定期的にミーティングを設け、評価が低い原因だけでなく、本人がどのような仕事にやりがいやモチベーションを感じるかを理解するようコミュニケーションが不足しないようにすること重要です。
部下が何に対して興味があるのかを知ることで、モチベーションを引き出すために、「新しい役割を試してもらう」「スキル開発を支援する」など、本人にあった方法をサポートすることで自己成長を促進できます。
5.問題行動への対応
改善が見られない場合や、評価が低い理由がコミュニケーション不足や職場の規律違反などの問題行動に起因する場合は、より慎重な対応が必要です。
問題行動の具体的な例を挙げて、その改善が求められることを明確に伝え、改善しない場合の結果（降格、解雇の可能性など）も説明することが重要です。
6.ポジティブな側面も評価する
低評価を受けたとしても、本人の強みや良い点を必ずフィードバックします。
ネガティブな側面だけを強調すると、全体的なやる気が失われる恐れがあります。ポジティブな点を認識しつつ、課題に対処していくアプローチが効果的です。
7.評価プロセスの透明性確保
人事評価が低いと感じている社員が、その評価プロセスに納得していない場合もあります。
透明な評価基準を設定し、そのプロセスをしっかり説明することで、納得感を高め、評価が低いことへの不満を軽減させることができます。
まとめ
人事評価は、上司・部下ともに苦手かもしれません。
しかし、
人事評価の透明性を保つ
通常からコミュニケーション不足を防ぐ
ことにより、大幅にストレスが軽減されるかもしれません。
人事評価は評価を行うためだけのものではなく、企業を成長させるために必要なプロセスと考えて、一度方法やプロセスも見直してみてはいかがでしょうか。
