人事業務の負担を減らすため、人事評価システムを導入しようと思っても、様々な人事評価システムがあるので、どのようなシステムを導入するか迷ってしまう場合があります。
よくわからないからと任せきりにしてしまうと、せっかくシステムを導入しても、効果が期待できなくなります。
ここでは、導入に気をつける際のポイントをお伝えします。
人事評価システムのタイプ
大きくわけて、オンプレミス型とクラウド型の2つのタイプがあります。
オンプレミス型とは
社内に専用サーバを導入し、システムの構築や運用を自社で行います。
オンプレミス型のメリット
カスタマイズ性が高い
自社にあったオリジナルのシステムが構築できます。
評価基準が独特で、柔軟性の高いシステムでも対応しきれないという企業は、自社にぴったりのシステムを構築できます。
安心のセキュリティ
自社内のサーバなので、セキュリティ基準を自社に合わせて構築することができます。また、情報漏洩や外部からの不正アクセスといったリスクの軽減ができます。
処理速度が速い
社内ネットワークを利用するので、情報処理が早くできます。
オンプレミス型のデメリット
初期費用が高い
サーバからシステムまで1から構築するので、初期費用が高額になります。
メンテナンス対応
システムの運用・保守を行う担当者が必要になります。災害などでサーバに障害が起きてしまった場合は、担当者が復旧作業を行わなくてはなりません。
クラウド型とは
クラウドのサーバにアクセスして、システム利用を行います。
クラウド型のメリット
導入コストが抑えられる
サーバや機器など、自社で用意する必要がないため、安価で利用することができます。
運用費用は月額でサービス提供されている場合が多いので、導入時に予算組を行うことができます。
導入までの期間が短い
契約後、すぐにシステム利用できるサービスがほとんどです。
インターネット経由での利用が可能
インターネットが繋がる場所であれば、どこからでもアクセスすることが可能です。
リモートワークや出張時でも簡単にデータの閲覧をすることができます。
バックアップが自動で行われる
データが自動的にバックアップされるので安心です。
システムの更新は自社でする必要がなく、常に最新のバージョンの利用ができます。
クラウド型のデメリット
カスタマイズ性が低い
基本的にパッケージされたサービス内容であるため、独自の評価方法がある場合は、希望に添えない場合があります。
セキュリティー面のリスク
人事評価システムは、機密データや個人情報を含むため、不正アクセスの攻撃の対象になりやすくなります。
サービス提供会社のセキュリティ対策について確認する必要があります。
オンプレミス型とクラウド型のまとめ
オンプレミス型・クラウド型のまとめ
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| 導入費用 | 高い | 安い |
| カスタマイズ性 | 高い | 低い |
| 導入までの期間 | 長い | 短い |
人事評価システムを選ぶポイント
前述より、人事評価をこれから整備する企業やよほど独自のシステムを必要としているのでなければ、クラウド型の方が導入しやすいといえます。
しかし、クラウド型の人事評価システムも多くのサービスがあります。ポイントを踏まえて導入を進めていきましょう。
目的にあった機能が利用できる
自社の課題解決に役立つものというのが大前提ですが、多機能がよいというわけではありません。多機能であった場合、費用が高額になる場合が多く、操作が複雑になってしまう恐れがあります。「これは必要」という機能を書き出し、「あったらいいな」くらいの機能はよく検討するようにしましょう。
自社の評価制度にあっている
評価制度は企業により異なります。「今運用している評価制度をそのまま運用したい。」と既存の評価制度の踏襲をしたい場合は、360度評価やMBO、OKRなど、その機能が備わっているかだけではなく、柔軟に再現できるシステムかどうかよく確認しましょう。
セキュリティの確認
人事評価システムでは、社員の住所や氏名といった個人情報に加え、スキルや経験、能力などの機密情報も含みます。情報漏洩は大きなトラブルになります。サービスのセキュリティレベルを必ず確認しましょう。
カスタマイズ性
オンプレミスほどではないにしろ、カスタマイズが可能なサービスもあります。
評価方法や評価項目など、カスタマイズしなくてはならない場合は、確認しましょう。
料金形態
クラウド型では、ユーザ人数により料金形態が変わるサービスが多くあります。
ユーザ数の増加や減少などでどのくらい変化するかなど先に確認しておいたほうがよいでしょう。
まとめ
人事評価システムは、手間や時間がかかりがちな人事評価を自動化できるシステムです。人事担当者の業務負担を減らし、客観的で効率的な人事評価を行うことができます。
