今や多くの人たちが、上司に対してメンターやコーチとしての資質を求めています。上司は乗り越えるべきライバルといった考え方や仕事を管理するための年長者といった考え方もありましたが、どうやらそうした考え方は前時代的といえるかもしれません。
また、会社の仕組みとしても、多くの場合、チームや個々人のパフォーマンスが上がらない理由は、上司のマネジメント力不足といった側面が強くなってきています。こうした個々人のパフォーマンスを上げる方法として、パフォーマンス面談というものが挙げられてきました。
1．パフォーマンス面談とは
パフォーマンス面談とは、上司と部下が面談を行っていくことで、部下のやる気やモチベーションを高め、上司が部下のパフォーマンスを引き出していくことを目的とした面談です。こうした部下のパフォーマンスを引き出すためには大きく5つの要素が必要であるといわれています。
① 目標設定とそれに対するフィードバック
まずは目標を設定します。パフォーマンス面談はモチベーション管理とも言えるので、一方的な目標設定は災いの元となるでしょう。目標の設定の際には、必ず会社としての目標やチームとしての目標も交えて話していきます。個人の目標とチームや会社の目標を整合させていくことで、個人の重要性を認識させていくのです。目標設定が出来れば設定期間も決めましょう。この目標にどれだけ近づいたかが、その人自身の成長度合いとなります。
時期としては4半期の初め頃が良いのではないでしょうか。3か月に1度ぐらいのペースになります。ある程度期限を区切ることで、ペースの見直しなども含めお互いのコミュニケーションに役に立つでしょう。目標を達成できたかどうか、或いは自分にとって成果といえるものは何なのかなどの質問が効果的です。
② 進行状況についてのコミュニケーション
最初に定めた目標の進行状況について定期的にコミュニケーションを行います。ここで重要なのは、目標の進行に際しお互いの意見のすり合わせを行う場であり、上司の一方的なコミュニケーションとならない配慮です。場合によっては部下の進行状況に合わせて目標を一部変更をするぐらいの余裕が上司には必要となってきます。このコミュニケーションを上手く行わなければ、部下の信頼を得ることはできません。重要なのは、上司は部下の成長を臨んでいるということを、部下に明確に理解してもらうということです。それがビジネスにおける上司と部下の信頼関係といえるでしょう。
進行状況の確認なので月に２～４回程度のコミュニケーションが重要でしょう。ただし、あまりに多すぎると部下にとってはプレッシャーとなる場合もあります。ここでのキーワードは「自分の目標にどのくらい近づいたか」でしょう。基本的には、最初に決めた目標をクリアするためにはどうしたらいいのかを考える時間です。
③ 双方向のフィードバック
進行状況について、お互いの認識が一致した段階で、コーチングをおこない部下のポテンシャルを十分に発揮させていきます。また、ポテンシャルを発揮できない理由が社内にある場合は、その理由を積極的に解消していくように行動していくことが重要です。部下のポテンシャルが発揮できない理由は、多くの場合、部下にも上司にも或いは組織そのものにもある傾向にあります。そのため、フィードバックや指導も双方向的なコミュニケーションが前提となるでしょう。
双方向のフィードバックは期間を決めてもその都度行っても、コミュニケーションの仕方によっては十分に目的を果たすことができます。部下は自分が定めた目標に向けて進んでいるのか、そして上司はその部下の歩みについて十分なサポートが出来ているのか。どちらにとっても真摯なコミュニケーションが求められます。
④ キャリアについての考え方
キャリアについてです。ここでのコミュニケーションは、自分が設定した目標やそれをクリアした場合、自分のキャリアにどういった影響があるのかというコミュニケーションになります。この時、硬直したキャリア観で一方的なコミュニケーションは、コーチングやマネジメントという視点からしてお勧めできません。部下のコミットメントの強化や成長機会を与えることで、部下のパフォーマンスを最大にすることが目的です。
キャリアについてはある程度の長期的スパンを必要とします。年に１～２回程度と考えておくといいのではないでしょうか。部下のキャリアや仕事における夢、目標、そしてそれに向けて日々どの様な努力をすべきなのかといったコミュニケーションが必要となるでしょう。
⑤ レビュー
以上4点のコミュニケーションを行いながら業務を行っていき、目標達成期間が来た段階でレビューとなります。目標の達成度やより望ましい行動や結果はどういうものであったのかなどを、双方向的なコミュニケーションの中で部下に伝えていくことになるでしょう。今までのコミュニケーションの総括となる様な形となることが最も望ましいとされています。
今までの大きなレビューと一緒です。年の後半や期末にかけて、次の年、或いは次の半年をどの様に過ごすべきなのかといったコミュニケーションが重要でしょう。お互いにとって有意義な仕事環境をもたらすための大事なコミュニケーションです。
2．パフォーマンス面談が目指すもの
パフォーマンス面談による双方向コミュニケーションを通じて、部下をいかにマネジメントしていくのかが最大の課題となります。こうした中で重要になっていくのは、部下と上司の信頼関係です。今までの日本企業が持っていた新卒で入り年功序列的な硬直した組織体系では考えられなかった、中途でのマネジメント職の採用や年齢を問わない採用により、組織マネジメントは多種多様で高度なものとなってきています。最終的な仕事のパフォーマンスを高める最も重要なキーワードとしての信頼関係こそが、パフォーマンス面談を行う最大の潤滑油となっていくでしょう。
