企業に勤められているマネージャーの方、管理職等の部下をもつ上司にとって絶対に避けては通れない1on1ミーティング。きちんとした形式の面談以外にも様々な機会で1on1ミーティングの場面はあることだと思います。例えば仕事に悩んでいる部下を飲みに連れていく、休憩時間に悩みを聞く等、上司にとっては日常的によくある場面です。
最近はコーチングの技法が企業でもよく取り入れられていたり、コーチング専門の会社があったりと、対話により部下の能力を上げ、結果的に組織の強化を目指す手法が普及してきています。どうせならその時間を有効に使い、部下の悩みを解消して、もっとより良い方向へ向かう為の時間に使いたいところですよね？でも実際は「相手が話をなかなか理解してくれない」「部下がやる気を失ってしまった」「部下に嫌われてしまった」といったセリフを聞いたことがあるのではないでしょうか？もしかしてそれは間違った１on１ミーティングの話し方にあるのではないでしょうか？
ここではそんな悩める上司達にとって役立つ、1on1ミーティングの際に注意すべきこと、絶対に言ってはいけないNGワードを記載していきたいと思います。上司は間違った手法を取ってしまっていないか、ぜひチェックしてみてください。
1．1on1ミーティングの注意事項
まずは1on1ミーティングを行う上での注意点から押さえておきましょう。面談は相手と話をし、聞き出し、解決へ導くことが大切です。その点を踏まえ述べていきます。
1．目的を明確にする
上手くいかない1on1面談をしてしまう方に共通することは、ここがなかなかできていない方が多いように感じます。
ここは一番最初の導入部分です。話の本題に入る前にこの「目的」というものをしっかりと部下と確認しましょう。目的とはいわゆるゴールにあたります。ゴールをしっかり設定することで、話の道筋ができるので話題がずれにくくなり、悩み解消等の「目的」への到達速度が上がります。
例えば「今日はどうしたら営業の成績をあげれるか一緒に考えよう」などの具体的な目的です。これはカーナビのようなもので、目的地がしっかり設定されていないと道筋が見えませんよね？それと同じで、これはまず初めに必ず相手と確認し設定することを勧めます。
2．傾聴が基本
傾聴とはずばり「話を聞くこと」になります。そんなことかと思われた方はもう一度じっくり考えてみましょう。今まで面談した相手の話をあなたは引き出せていたでしょうか？問いに対して答えるだけにはなっていないでしょうか？もし相手の話を引き出せていなければそれはこの傾聴のスキルが足りていないからです。傾聴スキルはコーチングを行う上でも重要と言われていて、単に話を聞くだけではなくコツがあります。
それは頷きの徹底。これは簡単なようですが忘れがちで非常に重要です。上司の方だったら人前でスピーチする機会を持ったことがある方が多いと思いますが、その場面を思い出して下さい。無反応な人達と頷いて聞いてくれる人達の前ではどちらが上手に話せるでしょうか？想像するだけでわかりますよね。頷いて自分の話を聞いてくれているなと感じれば人はどんどん言葉がでてきます。部下の問題を引き出してあげましょう。
3．否定をしない
もちろん仕事をする上で間違っていることは訂正が必要です。ただここではあくまで1on1ミーティングをして、聞き出し→解決へ導いていくことが大切と最初に述べたように、上司からの一方的な支持の場ではないことをまずは理解しましょう。もちろん上司は言いたいことは山ほどあるかもしれません。しかしそれを押し付けては面談の相手からの話を引き出すことはできない上に、相手と一緒に解決するという目的が達成できません。
相手が話をし、考え、相手の理解の上で解決していくことで本当の意味での目的達成になるので、上司の指示のみで目的達成とするのならそもそも面談は必要ないのです。一度自分の意見をしまい相手の意見に耳を傾けてみましょう。
3．評価する
必ず最後には評価をしましょう。ただ間違えないでほしいのは、上司側が一方的に評価するのではなく、あくまでまとめのようなものと捉えて頂ければ良いです。例えば「今回の面談ではこの問題があがったけど、さっき話をした方法で解決できるかやってみて、結果をまた話そう。」のような最後のまとめですね。これをしっかり相互に納得の上で行うことで、課題や対処法が明確になりますので今後の進むべき方向で迷いません。ここまでくれば1on1ミーティングの成果が自ずと見えてくるのではないでしょうか？
2．1on1ミーティングのNGワード
次に1on1ミーティング時のNGワードをいくつか挙げていきますが、前述させて頂いた通り、1on1ミーティングとは①話をし聞き出す→②解決に導くことが重要になりますので主体は部下よりです。なのでこのNGワードは部下を活かす為には絶対使ってはいけないワードになりますので、今後の仕事面でもNGワードをついつい使ってしまっていないかチェックしてみても良いかもしれません。
①「お前はなんでできないんだ」
これは部下の自己肯定感を引き下げてしまいますし、他の人と比べられていると感じてしまいます。これでは面談どころではありません。できない理由がその人なりにあるはずです。上司には話を聞いてもらえない、他の人より嫌われているといった印象を持たれてしまうかもしれません。「苦手なことはある？」等の質問で、引き出し解決に導いてあげましょう。
②「オレはこう思うよ」
一見よくある会話ではありますが、先ほどの否定をしないに近いものがあります。自分の意見を押し付けてしまうのは、相手の意見を押さえつけてしまう恐れがあります。議論の場面なら良いとしても、意見を押さえつけられては聞き出すという１on１ミーティングの重要なミッションが達成できません。「君はどう思う？」「君だったらどうする？」を基本に話していきましょう。
③「それは○○だからできない」
しょうがないように見えるこの意見ですが、これを言ってしまうと相手の発想力や独創性などの創造力を奪いかねません。上司にも言えることですが、こういった決めつけは思考能力を著しく下げてしまいます。例えば東京から仙台まで車で行くという目的があり、車で行くことにしましょう。6時間かかるとします。途中の福島まで３時間で着かないと間に合わないといった計算があった場合に、決めつけてしまうと福島に３時間で着けなかった場合は諦めるしかありません。しかし、柔軟に考えれば他の手段を探す方法もあります。1on1ミーティングで向かいたいのは部下と目的に到着すること。であれば決めつけはいけませんよね？
3．1on1ミーティングのまとめ
どうでしたか？意外と「やってしまっているなぁ」と思った方も多いのではないでしょうか？これは癖や性格に起因することも多々ありますので、簡単には直せないかもしれません。しかし、これはスキルでもあります。気をつけて実行していくうちに自然とできるようになってくるはずですので、焦らず一つずつ試してみて下さい。
1on1ミーティングは部下との対話が全ての始まりです。部下目線で大切にしようという心を上司が持つことから始まります。最初は「○○部長、急に優しくなったな」など違和感がでるかもしれませんが、まずはあなたが勇気を出して変わりましょう。今後部下とのより良い関係を作り、良い組織を目指していく役に立ててください。
