人事評価を適切に行うことは、企業にとって重要なことの一つです。
従業員の能力や実績、企業への貢献度などを評価し、待遇に反映することもあるので、公正かつ慎重に行う必要があります。従業員のエンゲージメントやモチベーションに直結するので、従業員の成長や企業の生産性にも影響を与えるでしょう。
システムの導入をしていない企業の多くは、人事評価管理はExcelで行っているようです。
ここでは、人事評価をExcelで行うメリットとデメリットをご紹介いたします。
人事評価をExcelで行うメリットとデメリット
メリット
コスト
オフィス系のソフトなので、人事評価のみに利用するということではなく、ランニングコストがかかりません。また、定番のソフトなので、事務に携わる従業員は容易に使うことができます。
自社用へのカスタマイズが可能
様々なテンプレートが無料で利用でき、自社向けへのカスタマイズも簡単に行うことができます。
デメリット
データの管理
従業員の人数が増えれば、管理するデータが増えていきます。
部署ごとにフォルダ管理していたりすると、部署異動やあるごとに作業工数が増えます。
また、担当者がデータを消去してしまうという可能性もあります。
データの共有・比較
複数人で更新や修正を行うと、どのデータが最新なのか不明になってしまう場合があり、共有が困難になる場合もあります。
また、過去のデータと比較したい場合、多くのファイルから確認なくてはなりません。
例えば、過去には評価の対象にならなかった資格が現在評価される場合、過去の資格の取得者が見落とされてしまう可能性があります。勤務年数が長くデータが多い従業員ほど、過去の実績が見落とされてしまう懸念があります。
セキュリティの管理
権限の管理はきちんとされているでしょうか？
また、人事担当者や評価者がデータをメールで誤送信してしまうということは考えられます。テレワークのため、紙ベースの書類を移動時に紛失してしまう可能性も考えられないでしょうか。
入力ミスや、集計ミスなど、ケアレスミスなど、少しのミスでも公正な評価に繋がりません。そのため、人事担当者は多くの時間を割き、ミスや見落としなどのチェックなどをしているのではないでしょうか。
一番のデメリットは効率の悪さかもしれません。
まとめ
まだ人事評価を取り入れていない企業や、規模が小さく管理が煩雑ではない企業は、Excelの人事評価で問題ないかもしれません。
しかし、テレワークが推奨されている昨今、既存の評価方法のままでは、残業時間の把握や生産性、目標管理が難しいと感じ、評価方法の見直しやシステムの導入を早急に検討しなければならない企業もあるでしょう。
社会全体や働き方が多様化し、めまぐるしく進化する現代では、従業員の安心・安全を守りつつ、従業員エンゲージメントや生産性を向上させることに注力することも必要になります。
新しい方法やシステムを導入する場合は、コストや移行の労力、移行後の運用など、不安が先立ち躊躇しがちですが、無料トライアルから始められる人事評価システムも多くあります。
自社にあったサービスを検討し、スモールスタートから始めてみてもよいでしょう。
