人事担当者は、「人」に関わる業務を行うのでマニュアル通りに進まないことが多くストレスが蓄積されがちです。また、中小企業では大企業のように人事部がなく、総務や労務の管理などの業務も兼任することも多くあります。
今回は、人事担当者が直面するストレスとそれが軽減できる参考対策をお知らせします。
人事担当者のストレスの原因
板挟みになりやすい
会社の規則やルールに則り社員に注意をしても、疎ましがられてしまうことがあります。また、人事評価に不満がある社員の苦情の対応をしたり、ハラスメントなど社員間でのトラブルがあった場合、双方の意見を聞き人間関係の解決をしなければならないこともあります。
人事担当者は様々な関係の窓口になるので、会社と社員・評価と社員・社員同士など、板挟みになることが多く、ストレスを感じやすくなります。
個人情報・機密情報の扱い
個人情報や機密情報を取り扱うため、情報の扱いを慎重に行わなければならないという緊張感もストレスの原因になります。業務の一環で扱う情報は業務フロー中も細心の注意を払い、保管や管理も厳密に行わなければなりません。また、雑談として社員の話をする場合でも、人事担当者であるが故に「個人情報を漏らしている」と誤解を招いてしまうこともあり、会話の内容に注意することも必要とされています。
成果がわかりにくい
売上に直結する業務ではないため、会社への貢献が数字で表しにくく、評価がされにくいという点もストレスにつながります。また、正確であるのが当たり前ということを求められ、ミスは大きく責任を問われてしまうなど、マイナス面ばかりにスポットがあたってしまいがちなことも不満に感じるかもしれません。
月に1度と年に5回の繁忙期
人事の仕事は、月に1度、年に5回の繁忙期があると言われています。
月に1度の繁忙期は、給与計算に関する計算とそれに関する処理で、期限が決まっているので残業が増える傾向にあります。
年に5回の繁忙期は、一般的に採用活動時期、新入社員入社時期、人事評価・査定・昇給の時期、年度変わりの時期、年末調整の時期と言われています。
人事評価が年に2回ある企業は、その分繁忙期が増えます。
どの業務も、小さなミスも許されず、細心の注意を払いチェックを行うので、時間がかかり残業をしなければならないことが多くなります。
解雇への対応
会社の経営悪化など、場合によっては解雇の通知を行わなくてはならない時もあります。経営陣が決めた決定であっても、解雇通知をすることは、大きな精神的な負担になるでしょう。また、通知によって泣きつかれてしまったり、逆恨みをされたりということもあるかもしれません。
人事業務改善の対処法
業務フローの見直しと対処法
業務フローの見直しをはかり効率化を行うことで、作業負担が大幅に軽減される場合があります。人事システム（HRテック）の導入も効果的です。データをExcelや紙で管理していると、1つの変更がある場合、関連するすべての情報を変更しなければなりませんが、HRテックによりデータの一元化がされていると、1つのマスタデータを変更するだけで業務を完了させることができます。1つの業務に多くのフローがあると、ミスもしやすくチェックにも時間がかかりますが、工数が減ることで効率化できミスも軽減できます。また、閲覧したいデータもすぐに探すことができたりと時間短縮ができることが多くあるので、手間になっていた時間を他の業務に利用することができます。
年間スケジュールの組み立て
目の前の業務だけに目を向けるのではなく、繁忙期に業務が集中しないように、年間のスケジュールを立てることも大切です。
行うべきことの逆算をし、計画を立てることで、社内での協力を仰ぎやすくなります。
まとめ
人事担当者は、行う業務が多岐に渡り、また「人」と関わるためイレギュラーで急な対応を迫られることもあります。一方、大変ではありますが、社員全員が快適な環境で業務ができるよう支えたり、人の成長やキャリア形成のサポートをしたりと、やりがいも大きくあります。戦略人事に取り組もうとしている企業も多いため、経営資源である「人」をサポートすることは、そのまま企業の経営を支えることに直結していきます。
定型的な業務はシステムを利用することで効率化していくことも必要かもしれません。
