フィードバックは、仕事に取り組む部下の心境を左右し、上司と部下の関係性にも大きく影響するもののようです。日頃のフィードバックが思うように機能せず、試行錯誤している人も多いのではないでしょうか。ここでは、部下の心境も行動も前向きにするフィードバックのやり方をご紹介します。
ネガティブとポジティブのバランス
ポジティブなフィードバックを活用することは部下の承認欲求や自己肯定感を満たし、部下に活力を与えます。しかし、ポジティブなフィードバックばかりでは、部下を向上させるための具体的要素が欠けてしまいがちです。ネガティブとポジティブのバランスをとることが大切です。
ネガティブな指摘や注意喚起は双方にとって心地のいいことばかりではないため、伝達に難しさを感じたり苦手意識を持ったりする人も多いようです。しかし、フィードバックでは、ネガティブなことも避けてはならない要素なのです。部下のためになるポジティブ要素になり得るという発想転換も必要かもしれません。
ネガティブフィードバックの伝え方
ネガティブなことでもフィードバックの伝え方次第で、部下を前向きにすることは可能です。指摘や注意を、できるだけネガティブに受け取らせないためのフィードバックのコツを紹介します。
感想ではなく観察したことを伝える
部下の行動や結果について、「思っていること」を伝えてしまうと部下は、その先の言葉を失います。部下に何も生み出さないためフィードバックの意味を果たしません。ネガティブなものほど、意気消沈で終わってしまう可能性もあります。
「こう見えている」「○○と認識している」と観察状況を伝えれば、より柔らかくフラットに伝わるでしょう。部下はそのことについて思考し、解決策や打開策を見つけていけるのです。部下が異論や反論したとしても、上司として部下の目線を理解することにつなげられるはずです。
具体的にできている点を認識させ区別化する
ネガティブなことを伝える際にも、できている点を具体的に付け加えます。部下がそのネガティブな事項を、人格否定や全面否定と受け取ってしまうリスクを回避できます。また、ポジティブな点の追加によって、部分的に上手くいっていないことをクリアに認識することの助けにもなるのです。その上で考えさせれば、隠れていた課題に気付き意欲を持って取り組んでいけるでしょう。
部下と上司の視点の一致
フィードバックの内容は、部下と視点を合わせることが必要です。視点や認識にずれがあると、フィードバックの質は下がり、部下を前向きな状態に導くことができません。
具体性が不可欠
フィードバックは具体的であるほど伝わりやすく、部下にとっても考えやすくなります。考えにくい内容で前向きな意欲や行動を引き出すことはできません。例えば、「積極的に」「コミュニケーションを増やす」では曖昧。人によって考えることが異なるため、部下との視点の不一致も発生しやすいでしょう。
内容は1点に絞る
フィードバックを行うときは、内容を一つか関連した二つに絞ることも大切です。あまりにも多くの内容を提示してしまうと、結局どれに取り組むべきかがわからなくなります。ポイントの内容よりもその数に、上司や自分に対してネガティブな感情を持つかもしれません。前向きに取り組むためには、シンプルで少ないことのほうがいいのです。
可能範囲で設定
部下がフィードバックを受け、前向きに捉えて行動に移してくれることは上司としての願い。それを叶えるためには、今はできていないけれども「できそう」「やってみよう」「やってみたい」という感情を引き出すことがポイントです。上司が思う最適解と部下の思う最適解は、内容もその難易度も一致しないことは多いものです。
解決のために何に取り組むかという課題を、部下自身に考えさせ課題設定させれば、部下が可能だろうと思えている範囲に合わせることができます。それを上司が理解すれば、視点の一致が叶うのです。
フィードバックのタイミング
フィードバックは、リアルタイム、かつタイムリーに行うと効果が高まります。タイミングの外れたフィードバックは、部下の負担を大きくするようです。前向きな心理と取り組みを後押しするためにも頻度を高めたフィードバックが必要です。
頻度を高めるには
フィードバックを、特定に設定した時間だけで行うものという認識を取り払いましょう。一定の時間が掛け、常にじっくり話さなければならないというものでもありません。
大切なのは時間の長さや量ではなく、フィードバックの質と適度な回数なのです。適切な間隔で行うフィードバックは、毎回の部下の進捗確認や修正を、より簡単にするでしょう。
信頼関係を築くために
フィードバックは頻度が多いほうが有効ですが、部下の都合を考えることも大切なことです。部下を尊重していることと気にかけていることを同時に認識してもらうためにも、「今、○○の話をしてもいいか」という許可を取るようにします。
部下たちが受け入れやすい理想的なフィードバックは、必要なときに、短時間で済む、気軽なものといわれています。どれだけの質の高いフィードバックができるかは、上司の観察力と部下を理解するための努力に掛かっているといえるかもしれません。
